Auto-assign (Auto Assignment) คือการให้ระบบแจกงานให้ทีมเอง ช่วยให้บริการลูกค้าได้เร็วและเป็นระบบขึ้น เดิมทีมต้องมีคนกลางคอยดูว่าเรื่องไหนควรไปถึงใคร เมื่อระบบทำส่วนนี้แทน งานของทีมก็เบาลง และโอกาสที่แชทจะตกหล่นก็น้อยลง โดยทั่วไประบบแบบนี้จะดูจากข้อมูลประกอบ เช่น ช่วงเวลา หรือความต้องการของลูกค้า เพื่อหาว่าสมาชิกคนไหนว่างและเหมาะจะดูแลเรื่องนั้น แล้วส่งงานให้คนนั้นทันที ทีมจึงไม่ต้องมีคนกลางคอยกระจายเคสอีก
ทำงานอย่างไร
ส่งแชทอัตโนมัติของ Easyrobin ทำหน้าที่แทนคนที่เคยคอยแจกแชทให้สมาชิกคนอื่น ระบบจะเลือกสมาชิกที่เหมาะที่สุดในทีมให้แต่ละแชทเอง เริ่มทำงานได้ 2 ทาง คือ
- ลูกค้ากดปุ่มในแชทบอท: ถ้าร้านตั้งปุ่มในข้อความของแชทบอทให้ส่งแชทไปยังทีม เมื่อลูกค้ากดปุ่มนั้น และทีมนั้นเปิดส่งแชทอัตโนมัติไว้ ระบบจะเลือกสมาชิกในทีมให้ทันที
- แอดมินส่งแชทให้ทีม: เมื่อแอดมินส่งแชทจากรายการแชทของธุรกิจ (เช่น เรียกสมาชิก แชทบอทตอบแล้ว หรือแชทบอทตอบไม่ได้) ไปยังทีมที่เปิดส่งแชทอัตโนมัติไว้ ระบบจะเลือกสมาชิกในทีมให้ทันที
วิธีตั้งค่าส่งแชทอัตโนมัติตามทีม
- เปิดหน้าตั้งค่า โดยไปที่เมนู
ออโตเมชัน⇒ เลือกส่งตามทีม - กดปุ่ม
แก้ไขในแถวของทีมที่ต้องการตั้งค่า
- เลือกรูปแบบการส่งแชท มี 2 แบบ
- เรียงตามชื่อ: ส่งให้สมาชิกในทีมวนตามลำดับชื่อ ก ถึง ฮ แล้ว a ถึง z, A ถึง Z และ 0 ถึง 9
- เคสน้อยสุด: ส่งให้สมาชิกในทีมที่ดูแลแชทอยู่น้อยที่สุดในตอนนั้น
- เลือกเงื่อนไข ว่าจะส่งแชทให้เฉพาะสมาชิกที่ออนไลน์อยู่หรือไม่ (สมาชิกที่ออนไลน์เท่านั้น)
- สมาชิกแต่ละคนเปลี่ยนสถานะออนไลน์ของตัวเองได้ที่เมนูรูปโปรไฟล์
- เลือกว่าถ้าไม่มีสมาชิกคนไหนตรงตามรูปแบบและเงื่อนไข จะให้แชทนั้นไปที่ไหน (กรณีไม่ตรงตามรูปแบบและเงื่อนไข)
- เรียงตามชื่อ: ส่งให้สมาชิกในทีมวนตามลำดับชื่อ ก ถึง ฮ แล้ว a ถึง z, A ถึง Z และ 0 ถึง 9
- ส่งกลับไปที่ทีม: แชทกลับไปรอที่ทีม ให้สมาชิกส่งต่อเอง
- กดปุ่ม
บันทึกเพื่อเก็บการตั้งค่า
- ใช้
สวิตช์ในแถวของแต่ละทีม เพื่อเปิดหรือปิดส่งแชทอัตโนมัติของทีมนั้น- สวิตช์ปิด → ไม่ส่งแชทอัตโนมัติ
- สวิตช์เปิด → ส่งแชทอัตโนมัติ
ถ้าสมาชิกที่ได้รับแชทจากระบบกดปฏิเสธ หรือมีการยกเลิกการส่งแชท แชทนั้นจะกลับไปอยู่ในสถานะเรียกสมาชิก หรือสถานะเดิมก่อนถูกส่ง