ตอบแชทลูกค้าใน Easyrobin สำหรับแอดมิน

ศูนย์ช่วยเหลือ Easyrobin / คู่มือการใช้งาน Easyrobin / ตอบแชทลูกค้าใน Easyrobin สำหรับแอดมิน

วิธีตอบแชทลูกค้า

ทำได้ใน 3 ขั้นตอน

1. ไปที่เมนูแชท เพื่อเริ่มตอบลูกค้าที่ทักเข้ามา
2. เลือกแชทที่จะตอบ โดยไล่ตามเมนูสถานะแชททางซ้ายที่เรียงความสำคัญไว้ให้แล้ว แชทในเมนู เรียกสมาชิก ควรตอบก่อน
3. เปิดห้องแชทแล้ว กด รับแชท หรือพิมพ์ในช่องข้อความด้านล่างได้เลย เพื่อเริ่มคุยกับลูกค้า (ต้องรับแชทก่อนจึงจะคุยได้)
   • ถ้าคุณดูแลแชทนั้นอยู่แล้ว จะไม่เห็นปุ่ม รับแชท พิมพ์คุยกับลูกค้าได้ทันที
   • ถ้าไม่กด รับแชท แต่พิมพ์ข้อความไปเลย ระบบจะตั้งให้คุณเป็นผู้ดูแลแชทนั้นเอง ใช้ได้เมื่อแชทอยู่ในเมนู เรียกสมาชิก

วิธีดูว่าลูกค้าอ่านแล้วหรือยัง

• เมื่อลูกค้าอ่านข้อความที่คุณส่งแล้ว จะขึ้น เครื่องหมายถูกสองอันพร้อมเวลาที่อ่าน ข้างข้อความ ตามภาพ

วิธีตอบกลับข้อความที่เจาะจง

• ถ้าลูกค้าถามมาหลายเรื่อง เลือกตอบเฉพาะข้อความไหนก็ได้ ชี้เมาส์ที่ข้อความนั้น แล้วกดไอคอน ตอบกลับ ที่ขึ้นข้างข้อความ
• ข้อความที่ตอบจะยกข้อความเดิมของลูกค้ามาแสดงไว้ในช่องพิมพ์ให้เอง

วิธีส่งแชทให้สมาชิกคนอื่น

• ถ้าต้องการให้สมาชิกคนอื่นในทีมช่วยดูแลต่อ ทำได้ดังนี้

1. เลือกแชทที่ต้องการ จะเป็นแชทที่ยังไม่มีใครดูแล หรือมีแอดมินดูแลอยู่แล้วก็ได้
2. เปิดห้องแชทแล้ว กดปุ่ม ส่งแชท
3. เลือกสมาชิกหรือทีมที่จะส่งให้ แล้วกด ส่งแชท จะมีหน้าต่างยืนยันขึ้นมา
   • พิมพ์บันทึกภายในถึงคนที่รับแชทได้ (ไม่ใส่ก็ได้)
   • กด ส่งต่อแชท เพื่อส่งแชท
     
     
4. เมื่อส่งแชทแล้ว หรือสมาชิกคนนั้นรับแชทแล้ว ดูได้ที่ด้านบนของห้องแชทว่าตอนนี้ใครดูแลแชทอยู่

วิธีตอบด้วยคลังคำตอบ

1. ในห้องแชท กดปุ่ม + แล้วเลือก คำตอบ เพื่อเปิดรายการคำตอบที่บันทึกไว้
   
2. ในรายการจะเห็นจำนวนคำตอบทั้งหมด และเลือกวิธีเรียงได้
   • ใช้บ่อย (30 วัน) : คำตอบที่ใช้บ่อยที่สุดในช่วง 30 วันอยู่บนสุด
   • กำหนดเอง : เรียงตามที่จัดไว้ในหน้าตั้งค่าคลังคำตอบ
   • ชื่อ: เรียงตามชื่อคำตอบ ก ถึง ฮ และ A ถึง Z

3. กดคำตอบที่ต้องการ ข้อความจะไปอยู่ในช่องพิมพ์ให้เอง แก้ไขหรือลบบางส่วนได้ก่อน แล้วจึงกดส่ง

4. กด ดูทั้งหมด เพื่อไปที่หน้าตั้งค่าคลังคำตอบ
5. กด เพิ่มคำตอบ เพื่อสร้างคำตอบใหม่ได้จากหน้าแชทเลย

วิธีส่งรูปภาพหรือไฟล์จากคลังสื่อ

1. กดปุ่ม + ที่ช่องพิมพ์ข้อความ เพื่อเลือกรูปภาพหรือไฟล์ที่จะส่ง เลือกได้จากที่ต่าง ๆ ดังนี้
   

   1.1 จากคอมพิวเตอร์: อัปโหลดจากเครื่องของคุณโดยตรง

   1. จำนวนไฟล์ที่ส่งได้ต่อครั้งและขนาดไฟล์ขึ้นอยู่กับช่องทาง ดูได้ใต้ตัวเลือกนี้
      

      1.2 คลังสื่อ: เลือกรูปภาพหรือไฟล์ที่เคยอัปโหลดเก็บไว้ในคลังสื่อ

   2. จำนวนไฟล์ที่ส่งได้ต่อครั้งขึ้นอยู่กับช่องทาง

      1.3 ลากไฟล์มาวางในห้องแชท

   3. จำนวนไฟล์ที่ส่งได้ต่อครั้งขึ้นอยู่กับช่องทาง

2. เมื่อเลือก คลังสื่อ หน้าต่าง ไฟล์ที่เก็บไว้
   

3. จะเปิดขึ้น คลิกไฟล์ที่ต้องการ
4. กดไอคอนแว่นขยายในแถวของไฟล์ เพื่อดูรูปหรือไฟล์ขนาดใหญ่ได้
5. เลือกครบแล้ว กด ยืนยัน ที่มุมขวาล่าง (ต้องเลือกไฟล์ก่อน ปุ่มจึงกดได้)

วิธีดูว่าลูกค้ามาจาก Facebook Ads ตัวไหน

• เมื่อธุรกิจยิง Facebook Ads จาก Facebook Page โดยตั้งเป้าหมาย (Objective) ให้ลูกค้าทักเข้ามาใน Facebook Messenger
• Easyrobin บอกได้ว่าแชทที่เข้ามามาจาก Facebook Ads หรือไม่ และถ้าใช่ มาจากโฆษณาชื่ออะไร ID อะไร

ดูได้ 3 ที่ ในข้อมูลลูกค้าและห้องแชท ได้แก่แท็ก บันทึก และห้องแชท

1. แท็กรายชื่อ: Easyrobin ติดแท็กเป็นชื่อโฆษณา (Title) ของ Facebook Ads นั้นให้เอง ตามชื่อที่ธุรกิจตั้งไว้บน Facebook
   
2. บันทึก: ระบบเขียนบันทึกให้ โดยมี
   • Facebook Ads ID
   • ชื่อโฆษณา
   • ลิงก์ไปยังโพสต์โฆษณาบน Facebook
     
   • ห้องแชท: แสดงข้อความของโฆษณานั้น
     

วิธีส่งข้อความทีละหลายคน

• ข้อความที่คุณเคยส่งให้ลูกค้าคนหนึ่งแล้ว ส่งซ้ำให้ลูกค้าคนอื่นได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

1. ชี้เมาส์ที่ข้อความที่คุณส่ง (เลือกข้อความจากแชทบอทไม่ได้) แล้วกดปุ่ม ส่งหลายคน ที่ขึ้นข้างข้อความ

2. เลือกข้อความอื่นในห้องแชทเดียวกันเพิ่มได้ รวมแล้วไม่เกิน 5 ข้อความ โดยติ๊กช่องเลือกข้างข้อความ
3. เลือกครบแล้ว กดปุ่ม ส่งต่อ บนปุ่มจะบอกจำนวนข้อความที่เลือกอยู่
   

4. ตั้งค่าในหน้าต่างส่งข้อความทีละหลายคน แล้วกดส่งข้อความ
   • เลือกรายชื่อ
     • เลือกผู้รับได้ไม่เกิน 50 ห้องแชท
     • ติ๊ก แสดงเฉพาะรายชื่อทั้งหมดที่ถูกเลือก เพื่อดูเฉพาะรายชื่อที่เลือกไว้
     • ทุกรายชื่อมีชื่อช่องทางกำกับไว้ด้านบน
     • ค้นหาจากชื่อลูกค้าได้
     • กรองรายชื่อตามประเภทแชท ช่องทาง หรือแท็ก ได้
     • หมายเหตุ บางรายชื่ออาจเลือกไม่ได้ เช่น แชท Facebook ที่ลูกค้าส่งข้อความล่าสุดมานานเกิน 7 วัน ตามข้อจำกัดของ Facebook
     

• สร้างข้อความ
  • ใส่ได้ไม่เกิน 5 ข้อความ
  • กด ตัวอักษร หรือ รูปภาพ / ไฟล์ เพื่อเพิ่มข้อความ
  • กด ลบ ที่มุมขวาบนของข้อความที่ไม่ต้องการ
  • จับไอคอน จุด 6 จุด หน้าข้อความ แล้วลากขึ้นหรือลง เพื่อสลับลำดับข้อความ

เมื่อส่งข้อความไม่ได้

ส่งข้อความไม่สำเร็จ

• ข้อความอาจส่งไม่สำเร็จได้จากหลายสาเหตุ เช่น อินเทอร์เน็ตไม่เสถียรหรือหลุด กด ส่งอีกครั้ง หรือ ลบ ที่ข้อความนั้นได้เลย

ลูกค้าส่งข้อความล่าสุดใน Facebook Messenger มานานเกิน 7 วัน

สิ่งที่ควรรู้เมื่อคุยผ่าน Facebook Messenger

• แอดมินจะส่งข้อความหาลูกค้าได้ เมื่อลูกค้าส่งข้อความล่าสุดมาไม่เกิน 7 วัน ตามนโยบายของ Facebook อ่านรายละเอียดได้ ที่นี่ ถ้าส่งไม่ได้ Easyrobin จะแจ้งไว้ในห้องแชทตามภาพด้านล่าง

ใช้โควตา LINE OA ครบแล้ว

สิ่งที่ควรรู้เมื่อคุยผ่าน LINE OA

• Easyrobin ส่งข้อความได้ตามโควตาในแพ็กเกจ LINE OA ของธุรกิจคุณ ถ้าใช้โควตาครบแล้วจะขึ้นแจ้งตามภาพด้านล่าง อ่านเพิ่มเติม

ลูกค้าบล็อกแชท

• ถ้าลูกค้าบล็อกบัญชีของธุรกิจ แอดมินจะส่งข้อความหาลูกค้าไม่ได้ Easyrobin จะแจ้งไว้ในห้องแชทตามภาพนี้