ใบรับสินค้าคือเอกสารที่ร้านทำขึ้นเองตอนรับของจากผู้ขาย จดว่าได้รับอะไร กี่ชิ้น ตรงกับใบสั่งซื้อไหม และสภาพเป็นอย่างไร แล้วให้คนส่งของกับคนตรวจรับลงชื่อไว้ ใช้เป็นหลักฐานก่อนจ่ายเงินผู้ขาย และก่อนนับสินค้าเข้าสต็อก ดาวน์โหลดแบบฟอร์มด้านล่างไปใช้ได้ฟรี ไม่ต้องสมัครสมาชิก

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบรับสินค้าฟรี Excel Word PDF

ใบรับสินค้า Excel (.xlsx) กรอกเฉพาะช่องสีฟ้า ส่วนต่างและจำนวนรวมคิดให้เอง
ใบรับสินค้า Word (.docx) แก้ได้ทุกช่อง ใส่โลโก้ร้านได้
ใบรับสินค้า PDF สำหรับพิมพ์ พิมพ์แล้วเขียนด้วยมือตอนตรวจรับของ
ดูตัวอย่างใบรับสินค้าที่กรอกแล้ว ข้อมูลในตัวอย่างเป็นข้อมูลสมมติ

ใบรับสินค้า คืออะไร

เวลาร้านสั่งของจากผู้ขาย ของที่มาส่งอาจไม่ตรงกับที่สั่งทุกครั้ง บางรายการขาด บางรายการเกิน หรือมีของชำรุด ใบรับสินค้าช่วยให้ร้านจดสิ่งที่ได้รับจริงไว้ตั้งแต่ตอนรับของ ใช้ประโยชน์ได้หลายทาง

เทียบกับใบสั่งซื้อว่าได้ของครบไหม ก่อนจ่ายเงินผู้ขาย
แจ้งผู้ขายเรื่องของขาด ของเกิน หรือของชำรุดได้ทันที พร้อมหลักฐานที่ลงชื่อแล้ว
นับเข้าสต็อกตามจำนวนที่รับจริง ไม่ใช่ตามจำนวนที่สั่ง
เก็บรวมกับใบสั่งซื้อและใบส่งของของผู้ขาย ตามย้อนหลังได้ว่ารับอะไรเข้ามาเมื่อไร

ในภาษาอังกฤษเรียกว่า Goods Received Note หรือ GRN บางร้านเรียกว่าใบตรวจรับสินค้า หรือใบรับของ

ใบรับสินค้า ต่างจากใบส่งของยังไง

สองใบนี้คู่กัน แต่คนทำคนละฝั่ง

ใบส่งของ: ผู้ขายทำ แนบมากับสินค้า บอกว่าส่งอะไรมาเท่าไร ดูแบบฟอร์มได้ที่ แบบฟอร์มใบส่งของฟรี
ใบรับสินค้า: ร้านที่รับของทำเอง บอกว่าได้รับจริงเท่าไร ตรงกับที่สั่งไหม และสภาพเป็นอย่างไร
ใบสั่งซื้อ: ร้านทำส่งให้ผู้ขายก่อนหน้านั้น บอกว่าสั่งอะไรเท่าไร ดูแบบฟอร์มได้ที่ แบบฟอร์มใบสั่งซื้อฟรี

ลำดับปกติคือ ร้านส่งใบสั่งซื้อ ผู้ขายส่งของพร้อมใบส่งของ ร้านตรวจของแล้วทำใบรับสินค้า จากนั้นผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้มาเก็บเงิน ร้านเทียบ 3 ใบนี้ก่อนจ่าย ดูแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ได้ที่ แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ฟรี

ใบรับสินค้า ต้องมีอะไรบ้าง

ข้อมูลร้านที่รับของ: ชื่อร้านหรือบริษัท ที่อยู่ที่รับของ และคลังหรือที่เก็บสินค้า
ข้อมูลเอกสาร: เลขที่ใบรับสินค้า วันที่รับของ เลขที่ใบสั่งซื้อ และเลขที่ใบส่งของหรือใบกำกับภาษีของผู้ขาย
ข้อมูลผู้ขาย: ชื่อผู้ขายหรือผู้ส่งสินค้า และเบอร์โทร
รายการสินค้า: ชื่อรายการ หน่วย จำนวนที่สั่ง จำนวนที่รับ ส่วนที่ขาดหรือเกิน และสภาพสินค้า
ผลการรับสินค้า: รับครบ รับบางส่วน หรือส่งคืนบางรายการ
ช่องลงชื่อผู้ส่งสินค้า ผู้ตรวจรับสินค้า และวันที่

ใบรับสินค้าเข้าคลัง ทำยังไง

เปิดใบสั่งซื้อไว้ข้างตัวก่อนเปิดกล่อง
นับของจริงทีละรายการ ใส่จำนวนที่รับในช่องของรายการนั้น อย่าคัดลอกจำนวนจากใบส่งของ
ตรวจสภาพ ถ้ามีของชำรุด ถ่ายรูปไว้และเขียนในช่องสภาพสินค้า
ดูช่องขาด/เกิน ถ้าไม่เป็น 0 ให้แจ้งผู้ขายในวันนั้น
ติ๊กผลการรับสินค้า ให้คนส่งของและคนตรวจรับลงชื่อ
นับเข้าสต็อกตามจำนวนที่รับจริงและสภาพดี แล้วเก็บใบรับสินค้าไว้กับใบสั่งซื้อและใบส่งของ

ร้านที่จด VAT ต้องมีเอกสารรับสินค้า

ร้านที่จด VAT และขายสินค้า ต้องทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ซึ่งมีช่องรับ จ่าย และคงเหลือ ทุกรายการต้องลงตามจำนวนที่รับมาหรือจ่ายไปจริง มีใบสำคัญรับหรือจ่ายสินค้าเป็นเอกสารประกอบ และลงภายใน 3 วันทำการนับแต่วันที่รับมาหรือจ่ายไป ถ้าร้านทำใบรับสินค้าทุกครั้งที่รับของ ก็มีเอกสารฝั่งรับไว้ลงรายงานนี้

รายงานและเอกสารประกอบการลงรายงานต้องเก็บไว้ที่สถานประกอบการอย่างน้อย 5 ปี นับแต่วันยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน

บริษัทและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้อย่างน้อย 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี เอกสารที่ร้านทำขึ้นใช้เองในกิจการก็นับเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชีแบบหนึ่ง

ประกาศเหล่านี้กำหนดแบบของรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ไม่ได้กำหนดแบบของใบรับสินค้า ช่องในแบบฟอร์มนี้จึงเป็นช่องที่ใช้ตรวจรับของในทางปฏิบัติ

ใบรับสินค้าคืน ใช้ตอนไหน

ใบรับสินค้าคืนใช้ตอนลูกค้าส่งของกลับมาที่ร้าน เช่น ของชำรุด ส่งผิดสี หรือผิดไซซ์ ใช้แบบฟอร์มเดียวกันนี้ได้ โดยใส่ชื่อลูกค้าในช่องรับสินค้าจาก ใส่เลขคำสั่งซื้อของลูกค้าแทนเลขที่ใบสั่งซื้อ และเขียนเหตุที่คืนในช่องสภาพสินค้า

ถ้าร้านจด VAT และลูกค้าคืนสินค้าเพราะชำรุด ไม่ตรงตัวอย่าง หรือไม่ตรงกับที่บอกไว้ ร้านต้องออกใบลดหนี้ให้ลูกค้าในเดือนภาษีที่รับของคืน ใบรับสินค้าคืนใช้แทนใบลดหนี้ไม่ได้ ดูวิธีเขียนและแบบฟอร์มได้ที่ ใบลดหนี้ คืออะไร พร้อมแบบฟอร์มฟรี

ที่มา: ประมวลรัษฎากร มาตรา 82/10 (กรมสรรพากร)
ที่มา: ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/10 (กรมสรรพากร)

ตัวอย่างใบรับสินค้า

ตัวอย่างนี้ใช้ข้อมูลสมมติ ร้านผ้าฝ้ายรับผ้าและอุปกรณ์จากผู้ขายตามใบสั่งซื้อ PO-0192

สั่งรวม 670 ชิ้น รับจริง 668 ชิ้น ด้ายปักขาด 2 หลอด ผู้ขายจะส่งตามมา
ถุงผ้าดิบชำรุด 3 ใบ ร้านส่งคืนผู้ขาย
ร้านติ๊กรับบางส่วนและส่งคืนบางรายการ แล้วรอใบแจ้งหนี้ที่ตรงกับของที่รับจริงก่อนจ่ายเงิน

ใบรับสินค้ากับการขายในแชท

ถ่ายรูปใบรับสินค้าที่ลงชื่อแล้ว ส่งให้ผู้ขายในแชทที่คุยกันอยู่ เป็นหลักฐานเรื่องของขาดหรือชำรุด
ถ้าลูกค้าส่งของคืนมาที่ร้าน แจ้งลูกค้าในแชทว่าได้รับของคืนแล้วกี่ชิ้น สภาพเป็นอย่างไร

คำถามที่พบบ่อย

ใบรับสินค้าภาษาอังกฤษเรียกว่าอะไร

Goods Received Note หรือ GRN บางที่เรียกว่า Goods Receipt Note หรือ Receiving Report แบบฟอร์มภาษาอังกฤษอยู่ในหน้าภาษาอังกฤษของบทความนี้

ใบรับสินค้าต้องมีทุกครั้งไหม

ร้านที่จด VAT และขายสินค้า ต้องมีใบสำคัญรับสินค้าไว้ประกอบการลงรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ร้านอื่นทำไว้ก็ช่วยเทียบของกับใบสั่งซื้อก่อนจ่ายเงิน และมีหลักฐานเมื่อของขาดหรือชำรุด

ใบรับสินค้าต้องเก็บไว้กี่ปี

ถ้าใช้ประกอบรายงานสินค้าและวัตถุดิบของร้านที่จด VAT เก็บอย่างน้อย 5 ปี ถ้าเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชีของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน เก็บอย่างน้อย 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ที่มาอยู่ในหัวข้อใบรับสินค้าเข้าคลังด้านบน

ใบรับสินค้าต้องให้ผู้ขายเซ็นไหม

ควรให้คนส่งของลงชื่อด้วย ถ้าของขาดหรือชำรุด จะเป็นหลักฐานว่าตอนส่งมาเป็นอย่างนั้นจริง

ใช้แบบฟอร์มนี้ในร้าน แก้ไข หรือใส่โลโก้ร้านได้ไหม

ได้ ใช้ แก้ไข และพิมพ์ได้ฟรีในร้านของคุณ

สรุป

ใบรับสินค้าบอกว่าร้านได้รับของอะไรจริง เทียบกับที่สั่ง และมีลายมือชื่อทั้งคนส่งและคนตรวจรับ ใช้คู่กับใบสั่งซื้อและใบส่งของก่อนจ่ายเงินผู้ขาย ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม Excel, Word หรือ PDF ด้านบนไปใช้ได้ฟรี

ใบรับสินค้า คืออะไร ต้องมีอะไรบ้าง พร้อมแบบฟอร์มฟรี