เริ่มใช้ฟรี

บทความ

แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ฟรี Excel Word PDF พร้อมวิธีเขียน

อัปเดต โดย ทีมงาน Easyrobin

ใบแจ้งหนี้พร้อมตารางรายการ และปฏิทินวันครบกำหนดชำระ

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ร้านส่งให้ลูกค้าเพื่อเรียกเก็บเงิน บอกว่าต้องจ่ายค่าอะไร เท่าไร และจ่ายภายในวันไหน ใช้บ่อยกับลูกค้าที่ขายเชื่อ สั่งจำนวนมาก หรือสั่งจองแล้วจ่ายมัดจำก่อน ดาวน์โหลดแบบฟอร์มด้านล่างไปใช้ได้ฟรี ไม่ต้องสมัครสมาชิก

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ฟรี

ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล และใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร

  • ใบแจ้งหนี้: ส่งเพื่อเรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือบริการ มีวันครบกำหนดชำระ ยังไม่ใช่หลักฐานว่าลูกค้าจ่ายแล้ว
  • ใบวางบิล: ใบปะหน้าที่รวมใบแจ้งหนี้หลายใบไว้เก็บเงินรอบเดียว ใช้กับลูกค้าบริษัทที่มีวันรับวางบิล
  • ใบเสร็จรับเงิน: ออกหลังได้รับเงินแล้ว เป็นหลักฐานการจ่ายเงิน ดูแบบฟอร์มได้ที่ แบบฟอร์มใบเสร็จรับเงินฟรี

ลูกค้าโอนเงินตามใบแจ้งหนี้แล้ว ร้านยังต้องออกใบเสร็จรับเงินให้ ร้านที่ไม่ได้จด VAT ต้องออกเมื่อรับเงินแต่ละครั้งเกิน 100 บาท

ใบวางบิล ต่างจากใบแจ้งหนี้ยังไง

ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินทีละคำสั่งซื้อ ส่วนใบวางบิลรวมใบแจ้งหนี้หลายใบที่ส่งไปแล้วไว้ในใบเดียว เพื่อเก็บเงินรอบเดียวตามวันรับวางบิลของลูกค้า ลูกค้าบริษัทที่ซื้อแบบเครดิตมักให้วางบิลก่อนถึงรอบจ่ายเงิน

  • ใบแจ้งหนี้: หนึ่งคำสั่งซื้อ มีรายการสินค้า จำนวน ราคา และวันครบกำหนดชำระ
  • ใบวางบิล: มีเลขที่ วันที่ และยอดเงินของใบแจ้งหนี้แต่ละใบ ยอดรวม วันนัดชำระ และช่องให้ผู้รับวางบิลลงชื่อ
  • ลำดับเอกสาร: ส่งของพร้อมใบส่งของ ออกใบแจ้งหนี้ วางบิลตามรอบของลูกค้า แล้วออกใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับเงิน

ทั้งใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ไม่ใช่หลักฐานว่าได้รับเงิน และไม่ใช่ใบกำกับภาษี ร้านที่จด VAT รวมใบแจ้งหนี้กับใบกำกับภาษีเป็นชุดเดียวกันได้ ถ้ามีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนด ส่วนใบแจ้งหนี้ไม่ต้องติดอากรแสตมป์

ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง

  • ข้อมูลร้าน: ชื่อร้านหรือชื่อผู้ขาย ที่อยู่ เบอร์โทร LINE OA หรืออีเมล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
  • ข้อมูลเอกสาร: เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ และวันครบกำหนดชำระ
  • ข้อมูลลูกค้า: ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีถ้าลูกค้าเป็นบริษัท
  • รายการสินค้าหรือบริการ: ชื่อรายการ จำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงิน
  • ยอดเงิน: รวมเป็นเงิน ส่วนลด ค่าส่ง ภาษีมูลค่าเพิ่มถ้าร้านจด VAT ยอดรวมทั้งสิ้น เงินมัดจำที่รับแล้ว และยอดที่ต้องชำระ
  • บัญชีที่ให้โอน และช่องลงชื่อของผู้ออกและผู้รับใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ของร้านที่ไม่ได้จด VAT ไม่มีรูปแบบที่กฎหมายกำหนดไว้ ใส่อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มเป็น 0 และห้ามเขียนว่าใบกำกับภาษี

วิธีเขียนใบแจ้งหนี้ทีละขั้น

  1. ใส่ชื่อร้าน ที่อยู่ ช่องทางติดต่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี บุคคลธรรมดาใช้เลขบัตรประชาชน 13 หลัก
  2. ตั้งเลขที่ใบแจ้งหนี้ให้ไม่ซ้ำ เช่น IV-2569-0021 แล้วใส่วันที่และวันครบกำหนดชำระ
  3. ใส่ชื่อและที่อยู่ลูกค้า ถ้าลูกค้าเป็นบริษัท ใส่เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้าด้วย
  4. ใส่รายการทีละบรรทัด แล้วใส่ส่วนลดและค่าส่งถ้ามี
  5. ใส่อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม ร้านที่ไม่ได้จด VAT ใส่ 0
  6. ถ้าลูกค้าจ่ายมัดจำแล้ว ใส่ในช่องหักเงินมัดจำที่รับแล้ว ไฟล์ Excel จะคิดยอดที่ต้องชำระให้
  7. ใส่บัญชีธนาคารที่ให้โอน แล้วลงชื่อผู้ออกใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้งานสั่งจองที่จ่ายมัดจำแล้ว

ตัวอย่างนี้ใช้ข้อมูลสมมติ บริษัทสั่งเสื้อผ้าฝ้าย 20 ตัว ตัวละ 350 บาท และปักโลโก้ 20 ตัว ตัวละ 60 บาท จ่ายมัดจำมาแล้ว 4,000 บาท

  • รวมเป็นเงิน 8,200 บาท หักส่วนลด 200 บาท บวกค่าส่ง 100 บาท เหลือ 8,100 บาท
  • ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ของ 8,100 บาท เท่ากับ 567 บาท ยอดรวมทั้งสิ้น 8,667 บาท
  • หักเงินมัดจำที่รับแล้ว 4,000 บาท ยอดที่ต้องชำระ 4,667 บาท

ร้านในตัวอย่างนี้จด VAT จึงใส่ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ร้านที่ไม่ได้จด VAT ใส่ 0

ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าในแชท

  • บันทึกไฟล์เป็น PDF แล้วส่งในแชทที่ลูกค้าทักมา บอกวันครบกำหนดชำระในข้อความด้วย
  • พอเงินเข้า เช็กยอดและสลิปก่อนออกใบเสร็จ อ่านวิธีได้ที่ ยอดโอนขาดหรือเกิน ทำยังไง
  • ถ้ายังไม่ได้ตกลงราคา เริ่มจากใบเสนอราคาก่อน ดูได้ที่ แม่แบบใบเสนอราคาฟรี

คำถามที่พบบ่อย

ใบแจ้งหนี้ใช้แทนใบเสร็จรับเงินได้ไหม

ไม่ได้ ใบแจ้งหนี้เป็นการเรียกเก็บเงิน ไม่ใช่หลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว

บุคคลธรรมดาออกใบแจ้งหนี้ได้ไหม

ได้ ใช้เลขบัตรประชาชน 13 หลักเป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษี

ควรให้ลูกค้าจ่ายภายในกี่วัน

ร้านกำหนดเองได้ เขียนวันครบกำหนดชำระให้ชัดในใบแจ้งหนี้และในแชท

ใบวางบิลภาษาอังกฤษเรียกว่าอะไร

Billing Note ส่วนใบแจ้งหนี้คือ Invoice

ใช้แบบฟอร์มนี้ในร้าน แก้ไข หรือใส่โลโก้ร้านได้ไหม

ได้ ใช้ แก้ไข และพิมพ์ได้ฟรีในร้านของคุณ

อ่านต่อ

สรุป

ใบแจ้งหนี้ที่ดีบอกครบว่าเก็บเงินค่าอะไร เท่าไร จ่ายภายในวันไหน และโอนเข้าบัญชีไหน พอได้รับเงินแล้วออกใบเสร็จรับเงินต่อ ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม Excel, Word หรือ PDF ด้านบนไปใช้ได้ฟรี